行政手続の効率化の一貫として、押印廃止の流れが加速しています。
労働法に関連するところでも、
- 36協定届の労働者代表の押印：2020年4月から
- 就業規則届出に必要な労働者代表の意見書の押印：2021年4月から
押印が不要になりました。
36協定届の押印については36協定書と36協定届の違いで整理できますが、就業規則届出の意見書の押印については少し考える必要があるように思います。
押印の意味合い
押印が不要になったからといって本当に押印しなくて良いかというと、実はそう簡単なものでもありません。
押印には「行政手続き上の必要性があったから」という理由はもちろんですが、「労働者代表本人が確認・作成した」という証拠としての意味合いもあります。
押印を廃止したことで懸念されるのが、その証拠としての意味合いが曖昧になってしまうことです。
労働基準監督署の調査があったり裁判で就業規則の有効性が争われたりした際に、使用者が意見書を捏造したのではないかと疑いをかけられる可能性もでてきます。
押印不要への対応
そういった意味では、押印が不要になったからといってすぐに廃止してしまうのは性急といえます。
では押印不要に対してどういった対応の選択肢があるのか。
現状、以下の3つの選択肢があるのではないでしょうか。
- 押印の継続
- 書類のメール送信
- 電子契約サービスの使用
1.押印の継続
まず一番シンプルな選択肢が、これまで通り押印を継続するという対応です。
押印不要だからといって押印があると問題なわけではありません。
行政手続上も問題ありません。
とはいえ押印には様々なコストもかかりますので、この機会に廃止できるのであれば廃止したいところです。
2.書類のメール送信
次が、労働者代表が確認や作成した意見書を、使用者にメールで送信することです。
使用者がこのメールを保存しておくことで、労働者代表がきちんと確認・作成したことの証拠となります。
とはいえ事業所の多い会社などはメールも膨大になりますので、適切な管理を行うためにはそれなりの労力が必要になってしまいます。
3.電子契約サービスの使用
最後が、少しコストがかかってしまいますが電子契約サービスの使用です。
通常は契約等に使用する電子契約サービスを、押印の代わりに使用するわけです。
具体的な流れとしては、労働者代表から提出された意見書をPDF化して電子契約サービスにアップし、電子署名を追記してもらう流れが想定されます。
意見の記入も電子契約サービス上で行ってもらっても良いかもしれません。
そもそも押印は不要なので、電子署名であっても全く問題ないのです。
大量の書類をやり取りする手間や送料を考えると、事業所の多い企業（薬局やドラッグストアのような小売業など）には適した方法かもしれません。
まとめ
以上今回は、押印不要の意味合いと対応方法についてまとめました。
押印レスにより様々な書類の作成が楽になっています。
しかしそれにより、これまで以上に本人が作成・確認していることの証拠が重要になってくることを忘れないようにしましょう。